La documentación de cada colaborador, también llamado “legajo de colaborador”, es sin dudas la información más valiosa que el departamento de RRHH puede tener.
El legajo no solo debe comprender documentación administrativa del colaborador, sino que debería poder reunir toda la información necesaria que nos permita evaluar su estado de situación actual, su rendimiento, su crecimiento profesional, entre otra información de relevancia para la toma de decisiones de RRHH.
Quizás suene impensado en un mundo cada vez más digital que un proceso tan clave como este siga realizándose de manera manual. Pero la realidad es que muchas empresas, de todos los tamaños, aún llevan la gestión de legajos en papel o herramientas manuales como Excel, Word, etc.
En este artículo vamos a presentar las ventajas de digitalizar el legajo del colaborador y cómo dar el paso a la transformación digital.
La problemática actual en las áreas de RRHH
Hoy en día la principal problemática de muchas áreas de RRHH es la descentralización de la información. Esto genera grandes inconvenientes:
- Falta de trazabilidad de cada proceso del área y de la información de cada legajo. Información dispersa, no centralizada y desactualizada.
- Ineficiencia en la gestión de cada proceso por la carga manual de datos en diversas fuentes.
- Complejidad en la toma de decisión por falta de informes detallados de cada proceso del área. La reconstrucción de los datos debe realizarse de forma manual y con un alto márgen de error.
- Dificultad para obtener un panorama general de cada colaborador o de la gestión de un proceso.
- Falla en los niveles de seguridad de la organización por utilizar herramientas no seguras.
Ventajas del Legajo Digital
El legajo digital nos permite automatizar este proceso y obtener toda la información relevante del colaborador desde una única plataforma. Sus principales ventajas son:
Eficiencia
Gestionar con mayor eficiencia este proceso, evitando la actualización y carga manual de datos.
Toma de decisiones
Mejora en la toma de decisión a través de reportes e información completa de cada colaborador
Seguridad
Mayor seguridad en la protección de datos e información sensible
Trazabilidad
Obtener una trazabilidad de cada legajo, con información completa, detallada y centralizada.
Experiencia empleado
Incorporar procesos de mejora en la experiencia del empleado
¿Cómo dar el paso a la transformación digital?
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